PrinterMS vagy Excel a nyomtató bérbeadáshoz?

Nem a képleteknél, hanem a mennyiségnél. Egy tucat gépet elvezetsz egy táblázatban. Több száznál viszont a hónap vége egy külön műszak lesz: minden géptől be kell kérni a számlálót, be kell gépelni, ki kell számolni a fekete-fehér és színes oldalak díját, kezelni a túldíjat meg a minimumot, aztán az egészet átvinni a számlázóba. Minden lépés kézi, és minden kézi lépés egy lehetséges elütés.

A PrinterMS ezt a láncot automatizálja: az ügynök magától leolvassa a számlálókat (vagy a gép jelenti e-mailben), a rendszer a megfelelő szerződéshez rendeli, kiszámolja a díjat, és a kész tételeket egy kattintással kiállítja.

Legyünk őszinték: ha néhány géped van, ritkán számlázol, és egyedül csinálod, az Excel tökéletes és ingyen van. Nincs értelme szoftvert bevezetni egy olyan folyamatra, ami havonta fél óra. A váltás akkor kezd megtérülni, amikor a gépek száma és a havi számlák miatt a táblázat karbantartása több időt visz el, mint amennyit a rend ér, vagy amikor egy elütött számláló már valódi pénzbe és presztízsbe kerül a vevőnél.

Van egy szempont, amire kevés bérbeadó gondol, pedig előbb-utóbb mindenkit elér: az átadás. A szakma öregszik, utánpótlás alig van, a cégek a családon belül cserélnek gazdát, vagy felvásárolják őket. Excelben a céged tudása a fejedben és tíz táblában él, és a vevő ezt kockázatként árazza. A PrinterMS-ben minden gép, szerződés, számla és szerviztörténet egy rendszerben van: az utódod első nap belép, és mindent lát. Egy rendezett céget könnyebb átadni, és többet is ér.

Az Excel nem rossz, csak nem skálázódik. A PrinterMS nem attól jobb, hogy szebb, hanem attól, hogy a lassú, kézi, hibázós részt veszi ki a hónapodból: a leolvasást, a számítást és a számlázást. Ha a gépszámod nő, a táblázat rejtett költsége is nő, csak nem látod a számlán. Számold ki a saját gépszámoddal, mennyi időt spórolnál.